Recomendamos os seguintes passos para contratação de serviços pelos tomadores:
1º) Dimensionar os serviços a serem contratados em numero de pessoal, especificando a função e a jornada de cada trabalhador no serviço respectivo;
2º) Solicitar proposta de posse do numero de pessoas necessárias e respectivas jornadas;
3º) Tomar as propostas apresentadas com discriminação de preços para cada trabalhador disponibilizado, observado o piso da categoria estabelecido para cada função, a aplicar a tabela de encargos sócias e trabalhistas sobre os mesmos – parâmetro fornecido pela Fundação Getúlio Vargas.
As obrigações que emergem de qualquer contrato de prestação de serviços, além do pagamento de salário equivalente ao piso normativo da categoria, discriminado em convenção coletiva anualmente, e dos encargos sociais, são as seguintes:
• Uniformes e Equipamentos de Proteção Individual – EPIs estimados em pelo menos 3% sobre o piso salarial;
• Vale – transporte (parte da empresa) estimado em 14,25% sobre o piso salarial;
• Imposto de Renda Retido na Fonte de 1% sobre o valor da nota fiscal;
• COFINS de 3% sobre o valor da nota fiscal;
• PIS de 0,65% sobre o valor da nota fiscal;
• ISSQN sobre o valor da nota fiscal, conforme percentual definido pelo município;
• Contribuição social de 8% sobre o lucro líquido apurado no exercício, e INSS de 20% sobre o valor do pro labore empresário, geralmente embutido na taxa de administração.
A partir dessas alíquotas, da quantidade de trabalhadores e jornadas definitivas, dos pisos salariais e dos encargos sociais e trabalhistas, é possível ao contratante de serviço terceirizado obter um valor – referência do contrato a preço exeqüível. Os demais fatores componentes do preço, já relacionados, serão a taxa de lucro, material de limpeza (se necessário), horas extras e reflexos no repouso semanal remunerado, adicional de insalubridade/periculosidade quando for o caso, adicional noturno e demais proventos que tenham como base o salário normativo, além de obrigações relacionadas com a segurança e saúde do trabalhador.
4º) Analisar as propostas, desconsiderando as que tenham apresentado valores incompatíveis com o mercado;
Exija do prestador de serviço o detalhamento máximo da proposta!
5º) Verificar a idoneidade das empresas escolhidas.
Para essa verificação, o tomador deverá exigir do prestador de serviços:
• Certidões atualizadas e negativas de débito da empresa junto ao INSS, Receita Federal, prefeitura municipal e FGTS;
• Contrato social e as alterações, com atenção para a composição societária;
• Autorização de funcionamento e certificado de segurança, expedidos pela Polícia Federal e renovados anualmente (apenas para o segmento segurança e vigilância).
Além disso, as seguintes fontes de informações poderão ser utilizadas adicionalmente:
• Sindicato patronal e profissional, para verificar se há alguma pendência;
• Departamento de Polícia Federal, no caso de segmento segurança;
• Apontamento junto ao PROCON;
• Empresas ou condomínios para os quais a empresa prestadora executou ou executa serviços, inclusive com visita para avaliação do desempenho do serviço.
O tomador deverá buscar inserir no contrato com a empresa prestadora de serviços cláusulas punitiva a serem aplicadas em caso de descumprimento do mesmo. Outra alternativa seria a exigência contratual de garantias, tais como caução em dinheiro ou títulos de divida pública, fiança bancária ou seguro – garantias, para futura indenização trabalhista.
Porem, não basta somente esses cuidados para evitar prejuízos. É necessário o monitoramento mensal, conforme os procedimentos a seguir.
MONITORAMENTO
A contratante monitora a contratada mediante a exigência da nota fiscal de serviços e, antes de seu pagamento, da cópia dos contracheques de cada trabalhador locado, assim como da guia de Fundo de Garantia do Tempo de serviço individualizada para cada contrato específico. Os protocolos de entrega de vales – transporte, uniforme e Equipamentos de Proteção Individual – EPIs também são importantes.
Como a mão – de – obra terceirizada presta serviços nas dependências do tomador de serviços, mas com vinculo empregatício junto à empresa prestadora, a Previdência e o Ministério do Trabalho e Emprego exigem a fiscalização dessas empresas pelos seus contratantes. Caso os tomadores de serviços sejam convenientes com a sonegação de impostos, fraudes sociais e/ou trabalhistas serão denunciadas como co – responsáveis nos respectivos processos previdenciários ou trabalhistas movidos contra essas empresas. Essa co – responsabilidade pode assumir a forma jurídica de responsabilidade solidária ou subsidiária.
A responsabilidade solidária, como o próprio nome indica, refere-se à quitação de dividas por sonegação previdenciária ou trabalhista tanto pela prestadora de serviços quanto pelo tomador de serviços. O empregado ou o Fisco optará pela execução judicial de uma ou das duas empresas. A responsabilidade solidária ocorre, por exemplo, no caso de falência da empresa de trabalho temporário.
A responsabilidade subsidiária refere-se à determinação para que o tomador de serviços responda pelas obrigações trabalhistas, quando estas não são cumpridas pela empresa prestadora de serviços. Ao contrário da responsabilidade solidária, que permite a execução de qualquer das empresas – tomadora ou prestadora – na responsabilidade subsidiária, existem sempre dois devedores diferentes: um principal (no caso, a empresa fornecedora de mão – de – obra), (no caso, a empresa fornecedora de mão – de obra), do qual tem de ser cobrada primeira a divida; e outro subsidiário (no caso empresa tomadora), que só pagara em caso de inadimplemento do primeiro.
Assim, além de escolher corretamente uma empresa prestadora de serviços idônea na contratação, o tomador deverá monitorá-la mês a mês, arquivando os documentos fornecidos.
Resumindo, o tomador deverá mensalmente:
1º) Reter e recolher para o INSS;
2º) Exigir os recibos de pagamento dos salários, férias e demais proventos, GFIP ( Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), guia de Imposto Sobre Serviços – ISS, nota fiscal, recibos de entrega do vale – transporte;
3º) Orientar os funcionários que lhe prestam serviços para que verifiquem se os depósitos do FGTS estão sendo corretamente efetuados na CAIXA (lembramos que o prazo para recolhimento pela prestadora é até o 7º dia do mês subseqüente ao da prestação de serviços). Para tanto, basta uma visita a qualquer agência da CAIXA a cada três meses a fim de retirar o extrato analítico da conta.
Outros pontos que deverão ser verificados pelo tomador:
1º) Registro do empregado, quando da sua admissão ou substituição; se o salário contratado está sendo efetivamente pago;
2º) Se os benefícios conveniados estão sendo efetivamente concedidos ( ex.: cesta básica, seguro de vida, uniformes, etc.);
3º) Se não há desvio na prestação de serviços em relação aos originariamente contratados.
CASO O CONTRATANTE NÃO CUMPRA SEU PAPEL FISCALIZADOR, PODERÁ ARCAR COM A RESPONSABILIDADE SOLIDÁRIA E SUBSIDIÁRIA
O grande trunfo do tomador está em exigir toda a documentação ANTES de pagar a nota fiscal mensal. É importante saber que os contratantes (pessoas jurídicas de direito público, privado, misto e condomínios) terão de efetuar a retenção de 11% sobre as notas fiscais, faturas ou recibos que forem pagas, referentes a serviços prestados em suas dependências, e recolher junto ao INSS, nos termos da Lei nº 9.711/98 e Ordem de Serviços INSS nº 209/99. A retenção foi criada para garantir o recolhimento ao INSS das contribuições referente aos empregados colocados no tomador de serviço, como procedimento substituto da responsabilidade solidária anteriormente vigente. Para tanto, é imprescindível que o valor da nota fiscal seja “real”, compatível com a folha de pagamento/encargos, relativa aos empregados disponibilizados. Ressaltamos, porém, que o prestador de serviço continua responsável pelo recolhimento normal das contribuições previdenciárias relativas a estes empregados, inclusive da parte descontada do segurado.
Diante da má conduta de alguns empregadores e condomínios em descontar do empregado e não recolher o INSS respectivo caracteriza-se o ilícito penal da “apropriação indébita”, pois, se houve o desconto em folha, o trabalhador, cumpriu com sua contribuição, sendo obrigação do patrão – empresa ou condomínio – efetuar o recolhimento do que já descontou. Essas transgressões prejudicam a Previdência Social (evasão de receita), podendo também prejudicar o trabalhador, em termos de aposentadoria.
Por isso, é importante a conferência pelo tomador de serviços da GFIP especifica dos empregados nele alocados, que lhe deve ser apresentada pelo prestador do serviço.